重庆OA办公软件无纸化会议系统方案
来源：重庆OA软件 关键字：重庆OA办公软件 编辑日期：2022-04-22
前言 重庆OA办公软件无纸化会议系统是一款专为政府党政机关、企事业单位量身定制的会前、会中、会后全生命周期的会议服务与管理软件，提供会议管理功能与移动参会功能，包括：会议信息发布、会议签到、会议资料管理、会议通知、会场座位布置、投票等。 通过无纸化会议系统，一方面可以“解放”单位内部参会人员；另一方面通过移动信息化手段的应用，为单位大幅提高办公会议效率，帮助会议组织者极大的降低工作压力，轻松进行会议现场管控，持续降低成本并节省了时间，带来内部管理水平的升级，同时也为广大参会者提供了更加详尽的会议信息资料，让用户获得全方位、高效、实时和安全的会议服务，获得无处不在的会议信息化体验。同时，为办公单位节省大量印刷费用和投影设备，完全符合国家低碳、环保的理念。 1. 系统概述 重庆OA办公系统的设计，我们结合传统的数字会议系统，运用互联网+音视频打造方便实用的网络化、数字化、多样化的政务会议。 传统的会务管理、会议设备及视频会议系统自成体系独立运行，此次我们将实现不同会议终端之间的音视频信号自由交互、不同品牌视频终端和多会议室设备集中控制、不同会议室的视频画面和音频集中监看、监听功能，通过会议集中控制系统对相关系统进行统一管理。为用户提供一个先进的、合理的、高性价比的、完整全面的总体解决方案，力求使系统既能满足用户目前的应用需求，又考虑到今后技术的发展趋势，功能迅速适适应未来的变化。 2. 传统会议弊端 （1）议题收集慢 开会准备周期长，要打印、装订、分发、收集投影资料等。 （2）材料分发难 需根据列席单位议题，分袋多份纸质会议资料，耗时费力。 （3）会议成本高 会议资料耗费大量纸张，且因保密因素无法再利用，浪费严重。 （4）材料归档乱 会议资料无统一归档、管理路径，不方便后期统一查找查阅。 3. 系统特性 （1）实用性和先进性 采用先进成熟的技术，满足举行各类型会议和活动的使用需求，并兼顾其他相关的管理要求，使系统再相当一段时期内保持技术的先进性。 （2）安全可靠性 保证系统完全稳定运行，音频系统设备必须具有高可靠性。在采用硬件备份、冗余等可靠性技术的基础上，采用相关的控制系统技术提供较强的管理机制、控制手段等技术措施。 （3）交互性 可通过终端设备进行同屏演示、电子签到、投票表决、文件传送等操作。 （4）管理便捷性 无纸化会议系统提供了强大的会议应用功能，可以优化会议效率，提高会议质量。采用集中管理和分配，通过服务器实现对所有会议室的会议系统进行控制。 （5）节能环保性 通过电子化的呈现方式代替传统会议所需要的纸质性等材料，节省大量的纸张。 （6）广泛性 适用于多种场合，如：党政机关、银行、医院、酒店、学校、集团企业等场所的会议室。 4. 系统设计 （1）技术架构 5. 九大亮点功能 （1）议题管理 提供议题新建、审批入库、查询功能。 （2）座位编排 从容面对大型会议座位分配难题。 （3）会议工作台 会议室预约、会议安排等数据可视化。 （4）在线查阅 议题在线查看、文档电子查阅批注。 （5）丰富会控 议题切换、投票表决、会场服务等。 （6）安全保密 一键清除会议终端设备上的敏感资料。 （7）会议纪要 会议纪要快速生成，内容便捷传达及分发。 （8）资料归档 会议资料统一归档管理及知识沉淀。 （9）任务安排 任务精准安排，重要决议督办跟进。
（1）登录系统 输入系统的登录信息（用户名和密码），经过用户身份认证后，可登录本系统并进入会议管理控制界面。 （2）创建会议 在会议管理中点击会议申请-添加，即可进入会议创建的页面，在该页面填写会议的基本信息，包括会议名称、会议时间、会议地点、参会人员、会议日程，并且可以上传一个或多个会议文件。填好后，点击保存即可。 （3）会议审批 在会议审批界面可以查看所有会议申请提出后，需领导审批通过的会议，也可以对会议进行查找、删除、修改编辑内容等审批动作。 （4）我的会议 我的会议列表页面会展示出该用户的所有相关会议，可以包括历史会议列表，用户可以查看自己所有的会议，并选择某个会议查看具体详情。 （5）会议方案 会议方案界面可以展示所有与用户相关的会议主要信息，包括会议的名称主题、会议议题、开始和预计结束时间、地点、参会人员等信息，此外，还提供会议材料及会议文件的查看和下载等功能。 （6）会议室预览 进行多会议室的管理，避免传统会议室使用时发生的冲突，支持多会议室的使用申请、预约、查询、管理。 （7）会议统计 系统支持对会议内的参会人员进行查阅、管理，并支持用户参会使用扫码签到，签到后系统自动记录签到状态。实现对在办、历史会议的按会议室、议题等流程记录，帮助企业形成详细的会议情况，提高管理层审批、监督效率。 （8）会议议题 可根据企业管理需要，会前设置会议议题，支持多个议题同时设置，支持议题权限设置。管理所申请添加的所有议题，实时监控会议情况，查询议题名称，掌握会议主题。 7. 应用价值 该会议系统是一套会议的辅助工具，通过多种终端设备的屏幕同屏及会议相关的辅助功能，解决企业无纸化会议的需求，解决参会者就近共同查看会议资料、会议内容的难题，及会议过过程中的障碍，达到降低企业会议成本、加强企业的会议管理、提高会议沟通效率和效果的目的。
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