OA系统政策法规要点说明

为规范OA系统使用，保障信息安全与办公效率，现将相关政策要求明确如下：

1. 适用范围
所有员工、部门及合作方使用OA系统处理办公事务时，均需遵守本政策，包括但不限于流程审批、文档管理、信息传递等场景。

2. 数据安全规范

• 敏感数据（如财务、人事信息）须加密存储与传输，禁止通过非OA渠道外传。

• 定期备份系统数据，故障恢复响应时间≤2小时。

• 个人账号严禁外借，离职员工权限需在24小时内关闭。

3. 权限分级管理

• 实行「最小权限」原则，按职级、部门分配操作权限。

• 超权限申请需经部门负责人与IT部门双重审批。

• 核心管理模块（如审计日志）仅限指定管理员访问。

4. 流程合规要求

• 电子审批流程需与线下制度一致，关键环节保留修改留痕。

• 合同、公文等法律文件须启用电子签名认证功能。

• 自动归档文件保存期≥5年（涉密文件按国家规定执行）。

5. 监督与问责

• IT部门每月进行安全巡检，违规操作即时预警。

• 故意泄露数据、篡改流程等行为，依《员工手册》追责；涉嫌违法者移交司法机关。

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